Las semanas avanzan y la espera va llegando a su fin. Y es que la Fórmula 1 ya se va instalando en el Circuit de Barcelona-Catalunya a pocos días de que arranquen los motores de la pretemporada 2020. Siempre presente y clave en los entrenamientos invernales, el trazado catalán no descansa y ya prepara los detalles organizativos y logísticos para albergar cuatro nuevas jornadas de test.
Más de 400 periodistas estarán acreditados para trabajar desde la sala de prensa y comunicar, en directo, todo aquello que suceda en pista. Junto a ellos, supervisando su bienestar e informando también de lo que ocurre en las instalaciones, el departamento de Comunicación del Circuit volverá a vivir unos días frenéticos. Aunque ya hace semanas que viven tal ajetreo.
Esta intensa actividad bien la conoce Miriam Ramos, Press Officer del Circuit de Barcelona-Catalunya. Para ella y el departamento de comunicación, el trajín empieza mucho antes, cuando las escuderías confirman los días de test: «Las fechas de los entrenamientos nos las comunican los equipos. Normalmente hay uno de los equipos que hace de portavoz del resto de equipos y es el que se pone en contacto con el Circuit y nos comunica las fechas. Una vez confirmadas, se definen las necesidades en todos los niveles para que los entrenamientos puedan ser un éxito y se desarrollen con la máxima satisfacción de nuestros clientes, que son los equipos«.
Superado el Día 1, el contacto entre el circuito y los equipos del Mundial es constante. Sobre todo con el área de comunicación, desde dónde se gestionan y preparan posibles actos de las formaciones: presentaciones, ruedas de prensa o visitas de invitados. «El equipo y el Área de Operaciones del Circuit están en contacto permanente. También hay una comunicación constante entre los departamentos de Comunicación de los equipos y el Área de Comunicación del Circuit para coordinar cualquier acción que se pueda llevar a cabo durante los entrenamientos: presentaciones, ruedas de prensa...», comenta Ramos.
Llegados a este punto, es momento de comunicar a los medios de comunicación y al público la confirmación de fechas. Aquí, las tareas comunicativas y de relaciones públicas son cruciales para obtener la máxima difusión de los F1 Test Days: un evento que tendrá un seguimiento mundial y ocupará los titulares de la prensa deportiva. Además, gestionar a los más de 400 periodistas acreditados es también una de las máximas prioridades de todo el equipo de Comunicación del Circuit.
Para Ramos, las tareas anteriores a la pretemporada son claras: informar, acreditar y acondicionar: «Desde el Área de Comunicación podríamos resumirlo en tres grandes faenas. En primer lugar comunicar toda la información previa que pueda ser interesante para los medios de comunicación a través de notas de prensa, y para el público final a través de las redes sociales. En segundo lugar, gestionar el proceso de acreditación de los medios de comunicación que vendrán a cubrir los entrenamientos. El Circuit se encarga de acreditar a la prensa escrita, fotógrafos y radios nacionales, con la aprobación de la FIA. En total calculamos que tendremos más de 400 periodistas acreditados para cada una de las tandas de test. En tercer lugar, asegurarnos que las instalaciones estén a punto. En nuestro caso el centro de acreditaciones y la sala de prensa», señala la Press Officer del Circuit de Barcelona-Catalunya.
Con la acción en pista ya en marcha, el departamento de Comunicación no para. Seguir el desarrollo de las sesiones, informar al público y atender preguntas o dudas, controlar el buen estado de la sala de prensa y asegurar que todos los periodistas trabajan en las mejores condiciones son las prioridades durante los F1 Test Days. Diferentes frentes abiertos que gestionan con excelencia y profesionalidad, y lo digo con conocimiento de causa.
Es durante estos días cuando Internet y las redes sociales centran las vías de comunicación del Circuit con los aficionados. «Durante los entrenamientos, continuamos difundiendo información relevante para los medios de comunicación: redactamos noticias para la web y una nota de prensa al final del día con un resumen de la jornada. También intentamos producir contenido interesante para los aficionados a través de las redes sociales, interactuar con ellos y resolver dudas«, afirma Ramos.
A lo que añade: «También es muy importante que el funcionamiento de los espacios de prensa (centro de acreditaciones y sala de prensa) se mantengan al más alto nivel. No olvides que los periodistas vienen a trabajar al Circuit y es nuestra responsabilidad que se encuentren en un espacio de trabajo que cumpla con los mejores estándares de calidad. Cualquier incidencia que se pueda producir, como por ejemplo algún problema técnico con la conexión a Internet, la hemos de solucionar lo más rápido posible. Buscamos la máxima satisfacción de los medios de comunicación y nos ponemos a su disposición para hacer que su estancia profesional en el Circuit sea lo más cómoda posible«.
Pero concretamente, ¿cuál es el rol de Miriam Ramos, Press Officer del Circuit de Barcelona-Catalunya, durante los test? Ella misma lo explica: «Las tareas que desarrollo durante los test son muy variadas. La atención con la prensa acreditada -desde la gestión de entrevistas con los diferentes portavoces del Circuit hasta proporcionar información que puedan requerir-; supervisión continua de los espacios de prensa; edición de contenidos y coordinación del equipo de redacción y redes sociales; organización de press trips; y solucionar cualquier incidencia que se pueda generar en el centro de acreditaciones o en la sala de prensa«.
En un día en el que impera el uso de las redes sociales, estas plataformas son una de las vías de comunicación del Circuit. Sobre todo de cara al público que quiera asistir a las jornadas de entrenamiento y utilicen Facebook, Twitter, Instagram o Snapchat. El ámbito onlne es el canal rey de contenido para el trazado catalán: «A través de notas de prensa y en nuestra página web difundimos la información relativa a los test: horarios, tipos de entrada, promociones… En las redes sociales vamos un paso más allá y publicamos todo tipo de información que pueda ser de interés para el aficionado: tanto información de los equipos que participan en los test como información del Circuit (accesos, horarios, dónde comprar las entradas, etc.)».
Esta pretemporada el Circuit vivirá ocho jornadas intensas, días que centrarán todas las miradas de la prensa especializada. «Unos entrenamientos de F1 normalmente generan un gran impacto en los medios de comunicación. Esto para nosotros supone una vetana abierta al mundo ya que durante unos días habremos estado en el foco de atención mundial«, concluye Ramos.
Últimos preparativos. Control absoluto. Acreditaciones preparadas. Teclados a punto para escribir todo lo que ocurra en pista. El Área de Comunicación del Circuit de Barcelona-Catalunya lleva meses trabajando para que los F1 Test Days transcurran con normalidad, sin sobresaltos para todos los implicados y ofreciendo la mejor información de las jornadas. Ahora esperan cuatro primeros días de actividad frenética. Cuatro días de reencuentro del Circuit con la Fórmula 1.
P.D: Gracias a Miriam y a todo el equipo del departamento de comunicación del Circuit de Barcelona-Catalunya por su ayuda en la elaboración de este artículo. Y por su siempre apoyo constante.